ایجاد ارتباط در محیط کار با چند اقدام سازنده

ارتباط در محیط کار برای خیلی از ما که بخش زیادی از روز را با همکاران‌مان می‌گذرانیم بسیار مهم است و گاهی مسیر شغلی‌ و آینده‌مان را تحت تأثیر قرار می‌دهد. بنابراین باید یاد بگیریم که وقتی در محیط کار در ارتباط با دیگران به مشکلی برخوردیم یا با شرایطی بحرانی مواجه شدیم بتوانیم احساسات خود و اتفاقات پیش‌آمده را به‌خوبی مدیریت کنیم.

آیا تا به حال رئیس‌تان شما را به‌خاطر اتفاقی که مقصرش نبوده‌اید، توبیخ‌ کرده است؟ بگذارید ماجرایی را برای‌تان تعریف کنم. چند وقت پیش یکی از دوستانم به‌خاطر اخطاری که از رئیسش گرفته بود بسیار نگران بود. شرکت آنها روزگاری جزو برترین‌‌ها بود ولی مدتی بود که اوضاع خوب پیش نمی‌رفت. شرکت اخیرا یکی از بزرگ‌ترین سرمایه‌گذاران خود را از دست داده بود و مانند قبل محبوب نبود. پیامد این اتفاق، سقوط سهام در بورس و کاهش نقدینگی بود. کارمندان تحت فشار بودند چون فکر می‌کردند هر لحظه ممکن است اخراج بشوند و این مسئله‌ روحیه‌‌ی آنها را ضعیف کرده بود.

دوستم که برای مشورت پیش من آمده بود، سرشار از خشم و ناامیدی بود. نمی‌دانست چطور باید به نامه‌ای که تمام اشتباهات او و تیمش را فهرست کرده بود، پاسخ بدهد. در پایان اخطاریه یک جمله‌ی تهدیدآمیز آمده بود: «یا اوضاع را تغییر می‌دهی یا برای ادامه‌ی همکاری به مشکل برمی‌خوریم.» مدیر تحت هیچ شرایطی نمی‌خواست شکست دیگری را تجربه کند. دوست من دودل مانده بود؛ یا باید به‌خاطر بروز اشتباهاتی که به نظرش از حیطه‌ی کاری او خارج بود استعفا می‌داد یا باید می‌ماند در حالی‌که می‌دانست رسیدن به شرایط مطلوب دشوار است.

ارتباط نتیجه‌گرا در محیط کار

هر رابطه‌ای نتیجه‌‌ای دارد. اما آیا در ماجرای دوستم رئیس نتیجه‌ی دلخواهش را به‌دست می‌آورد؟ به‌طورکلی روابط در تجارت، به‌خصوص رابطه‌ی که بین رئیس و کارمند برقرار است، به‌خاطر برخی مسائل مانند برداشت‌های غلط، فشار محیط کاری و برخی سوءِتفاهمات همیشه ضعیف و شکننده است.

محققان اثبات کرده‌اند هنگامی که به احساسات‌مان میدان بدهیم نمی‌توانیم به‌درستی از عقل خود استفاده کنیم. جمله‌ی معروف «جمع شدن سنگ‌ریزه‌ها کوه‌ها را به‌وجود می‌آورد و اشتباهات ناشی از عملکردِ احساسی، فاجعه‌ها را»، نشان‌دهنده‌ی اهمیت کنترل احساسات است.

در ماجرای دوستم سعی و تلاش رئیس برای ایجاد انگیزه بین کارکنان نتیجه‌ی عکس داده بود. با وجود ایرادهای ساختاری زیادی که نیازمند اصلاحات اساسی بودند در اخطاریه‌ی رئیس، شخصیت کارمندان هدف گرفته شده بود نه عملکردشان. شاید این روش در کوتاه‌مدت مؤثر باشد، اما در طولانی‌مدت باعث می‌شود که او به توانایی خود در مدیریت کارمندانش شک کند. زیرا این نامه باعث می‌شود تنش بین کارمندان روز‌به‌روز بیشتر بشود و پتانسیل آنها برای اجرای کارهای مهم پیشِ‌رو به‌طور چشمگیری کاهش بیابد.

اما مدیر چگونه می‌توانست اوضاع را به‌شکل دیگری مدیریت کند؟ موارد زیر را با هم مرور می‌کنیم.

۱. بی‌گدار به آب نزنید

احساسات ما گاهی باعث می‌شود بر اساس اطلاعات ناکافی تصمیماتی بگیریم که اغلب نتیجه‌ی خوبی ندارند. در این ماجرا رئیس فکر می‌کند که سستی و بی‌مسئولیتی کارمندان باعث آشفتگی اوضاع شرکت شده است، غافل از اینکه بسیاری از کارمندان به دلیل شرایط نامساعد اقتصادی اخراج شده‌اند و در حال حاضر نیروی کمتری وجود دارد ولی حجم کار همانند سابق است.

علاوه بر این به‌خاطر چند برابر شدن میزان کار، افت سرمایه و نقدینگی مسئول هر بخش نگران کُند شدن روند پیشرفت خود است و این امر موجب می‌شود تا روزبه‌روز کارایی‌‌شان کمتر و فشار روحی‌شان بیشتر شود.

مقاله مرتبط: ۱۱ راه برای اینکه در محل کار به شما احترام بگذارند

۲. آگاهانه تصمیم بگیرید

معمولا هنگامی که با مشکلی برخورد می‌کنیم بیشتر به حاشیه‌ می‌پردازیم تا به اصل آن؛ زمان و انرژی بسیار زیادی را نابود می‌کنیم و از اصل مطلب غافل می‌مانیم. برای رویارویی با مشکل باید اطلاعات کافی در آن زمینه داشته باشیم. امروزه تکنولوژی به‌راحتی اطلاعات موردِنیاز را در اختیارمان قرار می‌دهد اما باید توجه داشت که این اطلاعات تنها نمایه‌ای از مشکل هستند نه خود مشکل. صحبت کردن با مسئولان هر بخش و شنیدن دغدغه‌هایشان باعث می‌شود هرچه بیشتر به اصل مشکل نزدیک شویم و برای حل آن بهتر تصمیم بگیریم.

۳. عملکرد افراد را نقد کنید نه شخصیت آنها را

در یادداشت رئیس با الفاظی مانند تنبل، خائن و بی‌مسئولیت به شخصیت افراد توهین شده بود. استفاده از این ادبیات باعث برانگیختگی احساسات و هیجانات مخاطب می‌شود و دور شدن از هدف را به‌همراه دارد. ممکن است کارمندان برای دفاع از شخصیت خود با انجام یک سری کارها مقابله به مثل کنند.

توصیه‌‌ی من به شما این است که قبل از فرستادن نامه‌ای که ممکن است احساسات‌تان در آن دخیل باشد، از قانون ۲۴ ساعت استفاده کنید. طبق این قانون هیچگاه نباید ایمیل، نامه و پیام‌تان را فورا بفرستید. یک روز صبر کنید تا مطمئن شوید منظورتان را به‌درستی رسانده‌اید.

۴. با اشخاص صحبت کنید نه گروه‌ها

نامه‌ی مدیر مخاطب خاصی نداشت و بسیار کلی بود. این موضوع باعث می‌شود هیچ‌یک از کارمندان خود را مخاطب مدیر نداند. در نتیجه نه‌تنها ارسال نامه مثمر ثمر نخواهد بود بلکه باعث می‌شود در میان کارمندان تنش ایجاد بشود. به‌خاطر داشته باشید که برای آموزش دادن یا تشویق کردن صحبتِ گروهی مناسب است اما وقتی می‌خواهید سرزنش یا راهنمایی کنید باید موضوع را خصوصی مطرح کنید.

۵. با کارمندان‌تان ملاقات کنید

از آنجا که در نوشته‌ لحن صحبت مشخص نیست گاهی اوقات نامه‌ها نامفهومند و باعث سوءِتفاهم می‌شوند. نوشته هرقدر هم که واضح باشد جایگزین مناسبی برای صحبت رو در رو نیست. در صحبت کردن شما واکنش‌های طرف مقابل‌تان را می‌بینید و از حالات چهره‌ و زبان بدن مخاطب می‌توانید بفهمید که آیا او متوجه موضوع شده است یا خیر.

مدیران معمولا خود را پشت بخش‌نامه‌ها و دستور‌العمل‌ها پنهان می‌کنند و فکر می‌کنند که کارمندان‌شان مانند روبات قابل برنامه‌ ریزی هستند؛ در حالی‌که مدیران موفق خود احترام و اعتماد ایجاد می‌کنند، در دسترس هستند، تجربه‌های خود را با کارمندان‌شان درمیان می‌گذارند و همراه و پشتیبان آنها هستند.

۶. وظیفه‌ی هرکس را به‌طور واضح مشخص کنید

اگر کارمندان دقیقا بدانند وظیفه‌شان چیست، آن را به‌خوبی انجام خواهند داد. مدیران موفق اهداف را واضح و شفاف برای کارمندان خود شرح می‌دهند و مطمئن می‌شوند که آنها ارزش هدف را دریافته‌اند. از دیگر ویژگی‌های یک مدیر خوب این است که کارمندان خود را رها نمی‌کند بلکه عملکرد آنها را پیگیری و در صورت نیاز مسیرشان را اصلاح می‌کند و مطمئن می‌شود که همه در جهت درست در حال حرکتند.

یکی از چالش‌های مهم مدیریتی حفظ شوق و انگیزه‌ی کارمندان است. هر کارمندی دوست دارد مورد تحسین همکاران و مدیرانش قرار بگیرد. یک مدیر موفق باید بتواند همه‌ی کارمندان خود را باانگیزه نگه دارد و اگر جایی اشتباه کردند برای جبران به‌ آنها کمک کند؛ به هر حال اشتباه قسمتی از مسیر رشد و اجتناب‌ناپذیر است.

در ماجرایی که برای دوستم پیش آمد، او می‌توانست با کنترل احساساتش این تهدید را به فرصت تبدیل و از آن تجربه کسب کند. اما واکنش او، اگرچه قابل درک بود ولی باعث می‌شد تا اوضاع متشنج شود. او و همکارانش به‌خاطر اخطار ناعادلانه‌ی رئیس‌شان در عذاب بودند و وقت و انرژی بسیار زیادی را صرف اثبات بی‌گناهی خودشان می‌کردند؛ وقت و انرژی که می‌توانست در جهت پیدا کردن مشکل و حل آن صرف بشود. در واقع او و همکارانش برای تغییر این شرایط باید نظر مدیر را عوض می‌‌کردند.

اگر شما نیز در چنین شرایطی قرار گرفتید طبق راهنمایی‌های زیر عمل کنید:

۱. مشکلات را شخصی نکنید

تنها هنگامی انتقاد کنید یا آن را بپذیرید که بر مبنای عملکرد و نتایج باشد، نه بر اساس تصورات ذهنی خودتان. شما هیچ‌گاه قادر نخواهید بود انگیزه‌ی افراد را در انجام کارها ببینید فقط می‌توانید حاصل و نتیجه‌ی آن را ببینید. در نتیجه انتقاد تنها زمانی وارد است که بر اساس اطلاعات درست و به دور از احساس باشد.

به‌بیان دیگر هنگامی که مورد نقد واقع شدید، حساس نشوید و در لاک خود فرو نروید. این‌طور تصور کنید که بازخوردها تنها خواهان بهبود شرایط موجود هستند نه تخریب شخصیتی شما.

۲. موقعیت‌سنج باشید

در این مورد خاص، به‌هم ریختن اوضاع فروش و از دست دادن مشتریان باعث شد که انتقادها شتاب‌زده باشد. اما برای بهبود و پیشرفت اوضاع کارمندان، انتقادها باید سازنده و معقول باشد. برای اینکه بتوانید روابط خود را بهبود ببخشید و اطلاعات‌تان را بیشتر کنید از هر دو نوع انتقاد استقبال کنید و از آنها به‌عنوان فرصتی ویژه برای برای افزایش توانایی‌های خود بهره ببرید.

۳. باهوش باشید

وقتی مورد انتقادی واقع می‌شوید که از نظر شما ناعادلانه‌ است قبل از اینکه خود را گم کنید و دستپاچه بشوید، منبع و شرایط آن را بسنجید. متأسفانه گاهی اوقات وقتی افراد روز ناخوشایندی را پشت سر می‌گذارند، با شما به‌تندی و ناعادلانه برخورد می‌کنند. بعد از اینکه طرف مقابل آرام شد با او تماس بگیرید و راجع به مشکل و اینکه چطور می‌توانید برای حل آن کمک کنید، صحبت کنید. با این کار متوجه خواهید شد که علت رفتار تند طرف مقابل‌تان احساساتی شدن بی‌مورد هنگام بروز مشکل بوده است و نه مشکل شخصی با شما.

۴. از اشتباه‌تان درس بگیرید

در هر جایگاهی که هستید باید آموختن را ادامه بدهید. شما در طول دوره‌ی کاری‌تان ممکن است با چند مدیر کار کنید. مدیر‌انی که بعضی از آنها به‌خاطر مدیریت خوب‌شان و برخی دیگر به‌خاطر ضعف‌‌هایشان در خاطرتان خواهند ماند. به یاد داشته باشید که حتی از همین مدیران ضعیف هم می‌توانید چیزهای زیادی یاد بگیرید.

در این ماجرا دوست من فهمید که وقتی به‌ناحق بابت عملکرد ضعیف متهم شود چه حسی به او دست می‌دهد و من امیدوارم قبل از اینکه بخواهد دیگران را نقد کند، یاد حس و حالی که اکنون داشت بیفتد. گاهی اوقات شکست‌ها بیشتر از پیروزی‌ها به دردمان می‌خورند و به ما درس می‌دهند.

کلام آخر

مدیریت یک مهارت است. مدیران موفق کسانی هستند که خوب آموزش ببینند و خوب آموزش بدهند. موفقیت یک شرکت به‌طور مستقیم به توانایی مدیر آن وابسته است به‌خصوص زمانی که در شرایط سختی قرار دارد.

وقتی در روابط خود، چه با مافوق و چه با زیردستان‌تان باملاحظه و دقت رفتار کنید یاد می‌گیرید که در موقعیت‌های مختلف به‌خوبی خود را مدیریت کنید. با این کار می‌توانید موقعیت شغلی خود را حفظ کنید، باعث پیشرفت شرکت خود شوید و با همکاران‌تان روابط دوستانه داشته باشید.