خود مدیریتی چیست و چرا این مهارت از اهمیت زیادی برخوردار است؟
یکی از مهارت‌های بسیار مهم که در اقتصاد دانش‌بنیان به عنوان یک نیاز اساسی در نظر گرفته می‌شود، مهارت خود مدیریتی (self-management) است. این مهارت برای محکم کردن پایه‌های موفقیت (خواه فردی خواه سازمانی) ضروری است.
خود مدیریتی یکی از حوزه‌های هوش هیجانی (EQ) است. نظریه‌ی هوش هیجانی که امروزه به یکی از پرطرفدارترین مباحث سازمانی تبدیل شده است، شامل شناخت و کنترل هیجان‌ها و عواطف فردی است. اما پیش از آنکه وارد بحث خود مدیریتی شویم، ابتدا باید این مهارت را تعریف کنیم.
ابهاماتی که در مورد واژه‌ی خود مدیریتی وجود دارد، سبب می‌شود که تعریف آن کمی دشوار باشد. با این حال، در بسیاری از بررسی‌ها آن را به عنوان ترکیبی از رفتارها تعریف می‌کنند که بر چگونگی مدیریت کار و زندگی توسط افراد دلالت دارد. دانیل گلمن (Daniel Goleman) نویسنده‌ی کتاب مشهور «هوش هیجانی» این مهارت را با شش ویژگی توصیف می‌کند:
خویشتن‌داری؛
روشن‌بینی؛
سازگاری؛
دستاوردها؛
ابتکار؛
خوش‌بینی.
رابرت کلی (Robert Kelley) در کتاب خود به نام «چگونه یک کارمند استثنایی باشیم»، یک فصل کامل را به خود مدیریتی اختصاص داده است. بر اساس تحقیقات او، موارد زیر در خود مدیریتی از اهمیت بالایی برخوردارند:
پای‌بندی به تعهدات و مسئولیت پذیری در قبال اهداف شخصی و حمایت از اهداف سازمانی؛
اطمینان یافتن از اینکه پروژه‌هایی که انجام می‌شوند برای سازمان ارزش‌آفرین هستند؛
توسعه‌ی مهارت‌های بهره‌وری شخصی به منظور مدیریت زمان و تعهدات؛
ایجاد شبکه‌ی گسترده‌ی ارتباطات انسانی به منظور بهره‌گیری از تخصص‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی برای حل مسائل پیچیده؛
تمایل داشتن برای پذیرش تغییر و تجدیدنظر درباره‌ی ساختارهای سازمانی و تعاریف شغلی، در صورت پدید آمدن فرصت‌های جدید؛
کارمندان استثنایی چه ویژگی‌هایی دارند؟
کارمندان استثنایی، به طور ذاتی توانایی مدیریت شغل و حرفه‌ی خود را دارند. این افراد با ارائه‌ی نتایج و دستاوردهای باارزش به سازمان، فرصت‌های بیشتری را برای انتخاب پروژه‌های سودمند به دست می‌آورند و با تمام وجود می‌کوشند به منظور پیشبرد هر چه بیشتر اهداف شغلی، مهارت‌های جدیدی یاد بگیرند.
خود مدیریتی شامل ۳ مهارت مهم است. اگر می‌خواهید به یک کارمند استثنایی تبدیل شوید، باید آنها را یاد بگیرید و در خود تقویت کنید. حتی اگر هم نتوانستید استثنایی شوید، دست‌کم فرد موفقی خواهید بود. آن سه مهارت عبارتند از:
مدیریت زمان و وظایف؛
ایجاد انگیزه در خود و توانایی برای یادگیری مسائل جدید به منظور پشتیبانی از اهداف شغلی؛
ایجاد و گسترش یک شبکه‌ی ارتباطات انسانی.
برای تقویت این مهارت‌ها، ۳ روش وجود دارد که میتوانید از آنها استفاده کنید:
ارزش‌آفرینی برای سازمان با شناخت عوامل کلیدی موفقیت در آن و بررسی روش‌هایی که سازمان‌های مشابه در همان موارد به موفقیت دست یافته‌اند؛
شناسایی اهداف بلندمدت شغلی و انتخاب درست پروژه‌هایی که هم برای سازمان و هم برای شغل‌تان ارزشمند باشند؛
در میان گذاشتن موفقیت‌هایتان با دیگران و کمک به آنها، تا به اهداف‌شان برسند.
پرسش اساسی که در اینجا مطرح می‌شود این است که آیا این مهارت‌ها از بدو تولد همراه انسان هستند یا می‌توانند از طریق تمرین و صرف زمان حاصل شوند؟ در واقع، برخی افراد خوش‌شانس با این مهارت‌ها زاده می‌شوند، اما بسیاری از ما مجبور هستیم با تمرین و تفکر عمیق به این مهارت‌ها دست یابیم.
اینکه هر فرد چگونه وظایف و تعهدات خود را مدیریت می‌کند، کاملا به خود او بستگی دارد و روشی منحصربه‌فرد است. هرگز این‌طور نیست که در هر کاری، دو نفر رویکردی دقیقا یکسان داشته باشند. به همین دلیل، باید با تلاش زیاد و کسب تجربه، به این نتیجه برسید که کدام کار برای‌تان بهتر است. به یاد داشته باشید وقتی وظایف‌تان تغییر می‌کند، باید آن‌قدر انعطاف‌پذیر باشید تا دوباره تعهدات خود را مدیریت کنید. به عنوان مثال، یکی از مهارت‌های ضروری در مبحث مدیریت، مدیریت تاریخ‌های تقویم است. هنگامی که برای هر کاری، تاریخ و زمان خاصی را در تقویم مشخص می‌کنید، تمام وظایف‌تان در موقع مناسب خود انجام خواهند شد.
چگونه یک کارمند استثنایی باشیم؟
برای اینکه یک کارمند استثنایی باشید، ابتدا باید درک کنید که چگونه میتوانید برای سازمان‌تان ارزش‌آفرین باشید. آموزش عالی، فرایند پیچیده‌ای دارد و عملکرد هر دانشگاه (از نظر جریان اطلاعات و نوع تصمیم‌گیری) با دانشگاه دیگر متفاوت است. برای اینکه با نحوه‌ی عملکرد مؤسسه‌ی آموزش عالی‌تان آشنا شوید و فرصت‌هایی را که برای ارزش‌آفرینی وجود دارند شناسایی کنید، باید تلاش کنید از دیدگاهی متفاوت به آن بنگرید. با این کار میتوانید به سازمانی که در آن کار می‌کنید، نتایج درخشانی ارائه بدهید و به عنوان یک کارمند عالی شناخته شوید.
جک سوئس (نایب رئیس فناوری اطلاعات دانشگاه UMBC مریلند)، بخشی از تجربیاتش را به این شکل بیان می‌کند: «دریافتم که برای موفقیت در پی بردن به نحوه‌ی عملکرد دانشگاه، به دو فعالیت بسیار مهم و ضروری نیاز دارم. با این حال، هنگامی که به آن فعالیت‌ها پرداختم، اصلا نمی‌دانستم که آیا می‌توانم از طریق آنها به اسرار این دانشگاه پی ببرم یا خیر. فعالیت اول (که سال‌های متمادی ادامه داشت)، بسکتبال بازی کردن با اساتید و کارکنان دانشگاه در وقت ناهار بود. از این طریق، با تمام اساتید و کارکنان از تمام بخش‌های دانشگاه رابطه‌ی دوستانه‌ای برقرار کردم. ما در مورد کار با یکدیگر صحبت می‌کردیم و این گفت‌وگوها، بینشی به من می‌داد که می‌توانستم درک کنم چگونه فناوری می‌تواند در ارائه‌ی راه‌حل‌های سودمند به همه‌ی ما کمک کند. فعالیت دوم، این بود که بعد از ۱۰ سال خدمت در این دانشگاه فرصتی برای حضور در شورای عالی کارکنان دانشگاه یافتم. هنگامی که با رؤسای کل دانشگاه ملاقات کردم، آنها به اختصار موضوعات و فعالیت‌های اصلی تشکیل‌دهنده‌ی اهداف دانشگاه را برای من توضیح دادند. ناگفته نماند که این فعالیت‌ها تقریبا هیچ ربطی به فناوری نداشت! یکی از موفقیت‌های من، ریاست کمیته‌ی پارکینگ محوطه‌ی دانشگاه بود. کار در این گروه‌ها، به من کمک کرد تا به منظور توسعه‌ی یک برنامه‌ی طولانی‌مدت برای پارکینگ، با رؤسای دانشگاه همکاری کنم.»
تمرکز بر نقاط قوت از مزایای خود مدیریتی است
یاد گرفتن مهارت خود مدیریتی فرایندی زمان‌بر است و چند سال به طول می‌انجامد. افراد برای درک اینکه چه کارهایی برای آنها سودمند است و برای کسب استقلال و فرصت‌های بیشتر (همچنان که در شغل خود پیشرفت می‌کنند)، به زمان نیاز دارند. جک سوئس در این‌باره می‌گوید: «ما برای تحقق این موضوع در دانشگاه UMBC، تلاش کردیم عملکرد دانشگاه را دوباره ارزیابی کنیم. در این راستا، تجزیه و تحلیل مارکوس باکینگهام (نویسنده‌ی کتاب اولین چیزی که باید بدانید) بسیار کمک‌کننده بود.»
هر کارمند، نقاط قوت و ضعفی دارد. این یک حقیقت آشکار است، اما تحلیل باکینگهام در این‌باره بسیار جالب است. او بر این باور است که بیشتر مدیران و کارفرماها زمان زیادی را برای تقویت نقاط ضعف کارمندان صرف می‌کنند، در حالی‌که از نقاط قوت آنها غافل می‌مانند. باکینگهام می‌گوید: «درست است که با تمرکز بر نقاط ضعف کارمندان می‌توان آنها را بهبود بخشید، اما آیا بهتر نیست این زمان را برای تقویت نقاط قوت آنها صرف کنیم؟ با این کار می‌توانیم مسئولیت‌های بیشتری به آنها بدهیم تا بتوانند در زمینه‌ای که در آن مهارت بیشتری دارند و مورد علاقه‌شان نیز هست، موفق شوند.»
در مورد نقاط ضعف کارمندان می‌توان کارهای زیر را انجام داد:
فرض کنیم این افراد هر از گاهی (و نه همیشه) در انجام این بخش از کار خود با مشکل روبه‌رو می‌شوند؛
تجدیدنظر در مورد وظایف‌شان و اینکه فعالیتی را که در آن ضعیف هستند، کمتر به آنها بسپاریم؛
برای کمک به رفع این نقطه ضعف، بیشتر از آنها حمایت کنیم.
هر یک از روش‌های فوق برای بهتر کردن نقاط ضعف کارمندان مفید هستند، اما بهتر است زمانی که صرف بررسی و نظارت بر نقاط ضعف این افراد می‌شود برای تقویت نقاط قوت‌شان به کار رود.
در پایان با جمع‌بندی مطالب فوق، به ۴ نتیجه‌ی مهم می‌رسیم که برای تقویت مهارت خود مدیریتی لازم و مفید است. با تلاش زیاد میتوانید این مهارت را در خود تقویت کنید و از مزایای آن بهره ببرید.
۱. از فرصت‌های نادر استفاده کنید
سعی کنید از هر فرصت قابل توجهی برای ارتقای مهارت خود مدیریتی در خود، استفاده کنید. سوئس در این‌باره می‌گوید: «هنگامی که به تازگی کارم را آغاز کرده بودم، به دلیل بیماری یکی از اساتید از من خواسته شد تا برای یک ترم، واحد زبان ماشین و اسمبلی را تدریس کنم. می‌توانستم به آنها پاسخ منفی بدهم، اما تصمیم گرفتم این کار را انجام بدهم. این کار برای من دو مزیت به همراه داشت: اول اینکه فهمیدم تدریس در سطح دانشگاهی تا چه اندازه مشکل است، دوم اینکه دریافتم برای تدریس در این سطح، باید کاملا بر موضوع درس مسلط باشم. ابتدا فکر می‌کردم در این درس کاملا خبره هستم و هیچ مشکلی ندارم. اما هنگامی که دانشجویان باهوش کلاس از من سؤالاتی پرسیدند، فهمیدم که برای تدریس در دانشگاه، به سطح دیگری از آموزش نیاز است.» اگر فرصتی برای تدریس در کلاس برای‌تان پیش آمد، سعی کنید آن را از دست ندهید. به خودتان اعتماد داشته باشید و برای رشد و پیشرفت بیشتر، آن را انجام بدهید.
۲. تفویض اختیار را امتحان کنید
تفویض اختیار یکی از مهارت‌های بسیار مهم است و عبارت است از سپردن برخی کارها به کارمندان یا اعضای تیمی که با آنها کار می‌کنید. با تفویض اختیار میتوانید زمان و کارهای خود را به راحتی مدیریت کنید. سوئس می‌گوید: «بعد از ازدواج و بچه‌دار شدن، تازه فهمیدم که نمی‌توانم مسئولیت همه‌ی کارهایی را که قبلا خودم به تنهایی انجام می‌دادم، بپذیرم و هم‌زمان شوهر و پدر خوبی باشم. بنابراین مجبور شدم تفویض اختیار را یاد بگیرم و به اعضای تیمم اعتماد کنم. با سپردن برخی کارها به دیگران، توانستم زمان بیشتری را به پروژه‌هایم اختصاص بدهم. دیگر نمی‌توانستم تا دیروقت کار کنم تا وظایفم را به پایان برسانم، زیرا این کار تأثیر ناخوشایندی روی زندگی خانوادگی‌ام داشت.» برای اینکه بتوانید زندگی‌تان را تحت کنترل داشته باشید، ابتدا باید تقویم‌تان را کنترل کنید.
۳. سلامتی و خانواده‌تان را به کار ترجیح بدهید
مراقب سلامتی خود باشید و حتما زمانی را به ورزش و همچنین فکر کردن اختصاص بدهید. با افزایش سن، نیاز بدن به ورزش منظم بیشتر می‌شود. فواید ورزش را دست‌کم نگیرید. ورزش منظم، دو مزیت برای‌تان به همراه خواهد داشت، یکی اینکه استرس‌تان کاهش خواهد یافت و دیگر اینکه بر وظایف بزرگ‌تر و مهم‌تر تمرکز خواهید کرد. ورزش به بدن آرامش می‌دهد و سبب می‌شود ضمیر ناخودآگاه انسان، بهتر بتواند بر کارهای مهم تمرکز کند. مهم نیست که چه نوع ورزشی را انتخاب می‌کنید؛ دویدن، یوگا، شنا، پیاده‌روی یا هر ورزش دیگری می‌تواند در برنامه‌ی روزانه‌ی شما قرار بگیرد. سعی کنید خانواده و ورزش را نسبت به کار در اولویت بالاتری قرار بدهید.
